Organiser un essai

Organiser un concours

Organiser un concours sanctionné par la SDDA est extrêmement gratifiant, mais c’est aussi une énorme responsabilité. L’organisation et les concurrents veulent s’assurer que votre concours est équitable, organisé et amusant. Voici quelques directives pour organiser un concours réussi.

Avant d’organiser un concours, tenez compte de ces trois suggestions pour vous aider à vous préparer. Elles ne sont pas obligatoires, mais seront très utiles.

  1. Faites du bénévolat lors d’un concours ou d’un match amical afin de voir les procédures de première main.
  2. Participez à des concours avec votre ou vos propres chiens à plusieurs endroits et sous plusieurs juges.
  3. Organisez au moins un test d’odeur désignée (TOD) ou un match amical comme « pratique ».

Notez que vous devez être un participant inscrit actuel pour organiser un concours.

Exigences relatives à l’organisateur du concours (lieu, juge, approbation)

  • Familiarisez-vous avec les exigences énoncées dans le livre de règles principal en ce qui concerne l’horaire, les fournitures, les zones de recherche et le soin des odeurs. Vous trouverez ces renseignements dans la section sur l’organisation d’un concours.
  • Un concours SDDA est défini comme une offre unique de tout niveau dans une période de 12 heures et se verra attribuer un numéro de concours unique. Un événement de concours est constitué de deux concours ou plus le même jour ou des jours de concours consécutifs.
  • Trouvez un lieu de concours qui convient aux niveaux ou aux jeux que vous souhaitez offrir. Vous pouvez le décrire à la SDDA dans votre formulaire de demande, mais il peut être utile de le faire examiner au préalable afin que le processus de demande se déroule sans heurts.
  • Communiquez avec un juge (consultez la page Contactez-nous sur ce site Web) et déterminez ses disponibilités. Le juge peut vous poser des questions concernant votre lieu, les niveaux offerts et les fournitures.
  • Si vous organisez un niveau Excellent ou Élite, confirmez que votre juge potentiel est qualifié pour juger ce niveau.
  • Veuillez noter que les organisateurs ne peuvent embaucher le même juge que deux fois avant d’être tenus d’utiliser un juge différent pour leur prochain concours.
  • Envoyez votre demande au moins six à huit semaines à l’avance, plus tôt si possible, afin qu’il y ait suffisamment de temps pour résoudre tout problème, concevoir une liste de prix et promouvoir l’événement. De plus, il est possible que votre date entre en conflit avec un autre concours déjà approuvé dans votre région, auquel cas vous devrez reporter votre concours.
  • Une fois que vous avez déterminé le nombre probable d’inscriptions que vous recevrez, consultez la page des formulaires de la SDDA pour obtenir un formulaire de commande de fournitures de concours, remplissez-le et envoyez-le à Orders@sdda.ca pour commander vos rubans Q et vos feuilles de pointage. Il n’y a aucun coût pour ceux-ci. Un préavis minimum de dix jours ouvrables est recommandé afin qu’il y ait suffisamment de temps pour vous les poster. Si la commande est passée trop près de la date du concours, des frais de messagerie peuvent s’appliquer.
  • Des rubans de titre peuvent également être achetés auprès de la SDDA si vous le souhaitez par l’entremise de la boutique en ligne. Vous pouvez également acheter des rosettes de titre ou de placement auprès de votre propre fournisseur.
  • TÉLÉCHARGEZ le classeur de concours disponible sur la page des formulaires de ce site Web.
  • Les feuilles de pointage et les rubans Q peuvent être retournés après le concours, sauf si vous souhaitez les conserver pour un concours futur.

De quoi d’autre avez-vous besoin pour organiser un concours SDDA?

  • L’approbation de la SDDA en utilisant le formulaire de demande en ligne.
  • S’il s’agit de votre premier concours, discutez avec votre juge ou le conseil d’administration de la SDDA (courriel info@sdda.ca) des fournitures que vous avez et de ce que vous devez encore acquérir.
  • Un secrétaire qui sera le principal point de contact pour les concurrents qui ont des questions sur votre concours. Il s’agit aussi habituellement de la personne qui remplit les feuilles de pointage et fournit les feuilles triées au juge. Elle doit donc être organisée et répondre aux questions.
  • Des bénévoles ou du personnel pour couvrir l’inscription, le responsable de la porte, le chronométreur, le délégué du juge, l’administration/pointage et d’autres rôles au besoin.
  • Une liste de concours de qualité supérieure qui sera envoyée aux participants inscrits à la SDDA une fois approuvée par la SDDA. Trois jours après cet avis, vous pouvez la rendre accessible par courriel, sur votre site Web (le cas échéant) ou sur les médias sociaux au grand public. Vous ne pouvez pas ouvrir les inscriptions à votre événement avant que la liste de concours ne soit approuvée et envoyée aux participants inscrits.
  • Suffisamment de chiens prêts à participer aux épreuves dans votre région. Nous avons constaté qu'en moyenne, une épreuve d'une journée peut accueillir de 75 à 100 parcours, selon les niveaux ou les jeux que vous proposez. Les juges peuvent également demander des limites.
  • Quel que soit le nombre d'inscriptions potentielles, veuillez limiter l'horaire de chaque juge à un maximum de 8 heures, incluant le dîner et les pauses.

Que faire si je dois apporter une modification à une épreuve?

  • Si la liste de concours a déjà été envoyée et que des personnes s'inscrivent en fonction de cette liste, vous devez informer tous les inscrits à votre épreuve des modifications et offrir un remboursement si les modifications causent un inconvénient. N'oubliez pas qu'un changement mineur pour une personne peut ne pas l'être pour une autre.
  • Vous devez également en informer la SDDA par courriel à info@sdda.ca et envoyer une liste de concours *révisée* afin que le nouveau lien puisse être affiché sur le site Web.

Conseils plus utiles

  • Assurez-vous d'avoir plus qu'assez de tout, des stylos aux contenants en passant par les véhicules. Les fournitures peuvent se briser, se perdre ou être contaminées, alors soyez prêt à remplacer n'importe quoi à l'improviste.
  • Lorsque vous sortez vos contenants de l'entreposage ou de votre véhicule, assurez-vous à 100 % que vos contenants d'odeurs ne sont pas placés avec ou près de vos contenants propres. Même les odeurs résiduelles peuvent facilement se transférer aux objets à proximité.
  • Les contenants d'odeurs (y compris les couvercles) doivent être neufs (jamais utilisés) ou n'avoir contenu que des odeurs officielles.
  • Assurez-vous d'avoir des leurres et des supports d'écouvillons parfaitement propres à votre disposition. Fournissez-les dans leur emballage d'origine si possible afin que le juge n'ait pas à se demander s'ils ont été entreposés incorrectement ou autrement contaminés. Évidemment, les écouvillons doivent également être propres, ne pas être entreposés avec des odeurs et il doit y en avoir beaucoup.
  • Ayez un vaporisateur désodorisant à portée de main pour les accidents liés aux fonctions corporelles ou les zones contaminées par un concurrent avec de la nourriture ou par un écouvillon exposé.
  • Les feuilles de pointage officielles sont fournies par la SDDA. Préparez vos feuilles de pointage à l'avance avec les noms et les alertes. Cela semble évident, mais cela peut être laborieux, alors prévoyez beaucoup de temps pour le faire. Assurez-vous d'avoir suffisamment de feuilles de rechange en cas de changement de niveau ou de feuilles endommagées.
  • Les feuilles de pointage de juge fantôme peuvent être téléchargées à partir du site Web ou copiées à partir des feuilles officielles par le candidat juge ou l'hôte. Il n'est pas de la responsabilité du juge de les fournir.
  • Assurez-vous que vos zones de recherche sont aussi propres et sécuritaires que possible. Surtout pour les équipes de niveau Débutant, lavez vos véhicules et nettoyez soigneusement tous les accidents.
  • Si votre épreuve a lieu dans un centre de dressage, évitez d'utiliser les mêmes zones de recherche pour le dressage au moins une semaine avant votre épreuve.
  • Indiquez clairement toutes les zones de votre site qui ne doivent pas être accessibles avant l'épreuve qui s'y déroule ou à tout moment. Ou inversement, indiquez clairement où les concurrents doivent aller. Les concurrents ne devraient pas avoir à deviner où ils peuvent faire faire leurs besoins à leurs chiens ou découvrir qu'ils sont entrés accidentellement dans une zone de recherche extérieure.
  • Dans la mesure du possible, empêchez les chiens ou les chats en liberté de pénétrer dans le site. Si cela est inévitable, mettez en place une barrière visuelle.
  • Assurez-vous d'avoir suffisamment d'aide. Chérissez votre secrétaire et laissez-le ou la laisser travailler dans un endroit calme. Des chronométreurs, des coureurs (pour appeler les équipes au besoin et pour récupérer les feuilles de pointage remplies) et des personnes aux portes préparés et attentionnés peuvent faire ou défaire l'expérience de l'épreuve pour les concurrents.
  • Demandez de l'aide ou des conseils si vous en avez besoin. Le conseil d'administration de la SDDA est plus qu'heureux de clarifier quoi que ce soit ou de suggérer des options pour s'assurer que votre épreuve est une excellente expérience pour tous.

Coûts

  • 50 $ par jour d'épreuve pour votre demande
  • Au juge : minimum de 200 $ par jour ou épreuves standard 3 $ chacune, jeux 2 $ chacun, selon le montant le plus élevé. Un formulaire de dépenses du juge se trouve sur notre page Formulaires de la SDDA.
  • Frais de déplacement applicables au(x) juge(s) (0,65 $/km en voiture)
  • Dépenses engagées par le juge directement liées à l'épreuve (hôtel, repas, etc.)
  • Hébergement pour le(s) juge(s) et les bénévoles
  • Fournitures pour le concours (presse-papiers, stylos, sacs à excréments, etc.)
  • Location du site (le cas échéant)
  • Assurance (si elle n'est pas déjà incluse dans votre police)
  • Rubans et/ou prix si vous choisissez d'en fournir
  • 5 $ par parcours (chaque chien dans chaque épreuve pour les niveaux Débutant, Avancé et Excellent) et Jeux versés à la SDDA une fois le concours terminé
  • 10 $ par chien pour le niveau Élite versés à la SDDA une fois le concours terminé

Après votre concours

  • Envoyez votre cahier d’exercices rempli (et soigneusement relu) par courriel à kim@sdda.ca
  • Les feuilles de pointage peuvent être envoyées par la poste à la secrétaire de la SDDA, a/s Norm Dressler, 6400 Glen Knolls Drive, Ottawa, ON K1C 2X2 OU numérisées et envoyées par courriel à Norm@sdda.ca
  • Utilisez la boutique en ligne pour soumettre vos frais de parcours – Frais de parcours de concours de la SDDA
  • Retournez toutes les fournitures de concours inutilisées à la trésorière de la SDDA, a/s Stacey Shaw au 11 Patrick Drive, Barrie, ON L4N 5Z1, à moins que vous ne souhaitiez les conserver pour de futurs concours.

Subventions
À l’occasion, la SDDA offre des subventions financières aux hôtes d’essais. Consultez notre page Formulaires de la SDDA pour vérifier si des subventions sont offertes et pour télécharger un formulaire de demande.